En muchas ocasiones, el adecuado funcionamiento de tu empresa está sujeta a la celebración de operaciones que aparentemente no le traen un beneficio económico directo o evidente a la compañía. Contratar servicios de transporte de personal, proveer comidas a tus empleados, invertir en su capacitación, entre otras transacciones, ciertamente son esenciales para potencializar el manejo y éxito de la empresa, pero también representan un blanco fácil para las autoridades fiscales en el ejercicio de sus facultades de comprobación, ante lo cual, siempre hay que estar preparados.
En las auditorías fiscales que se llevan a cabo en la actualidad, este tipo de operaciones indirectas suelen ser cuestionadas bajo el argumento de que «carecen de razón de negocios», al aparentemente no brindar un beneficio económico inminente y notorio, pero sí un beneficio fiscal por ser objeto de deducciones para el pago de tus contribuciones.
Si bien podría ser cuestionable que la autoridad fiscal omita la aplicación del procedimiento establecido en el artículo 5-A del Código Fiscal de la Federación para concluir que una operación carecer de razón de negocios, lo cierto es que en las diversas liquidaciones que derivan de las facultades de comprobación ejercidas, sí se le resta el carácter de deducible a determinadas erogaciones vinculadas con las operaciones que —a juicio de la autoridad— no contemplan razón de negocios.
¿Cuál es la solución? Prepárate para este tipo de escenarios mediante la elaboración de la documentación y respaldos necesarios para acreditar la razón de negocios de estas operaciones, aprovechando las sólidas bases que ofrecen la NIA 570 y la NIF A-2, para demostrar que este tipo de transacciones son vitales para el funcionamiento de tu compañía, y generan un beneficio económico a largo plazo.
En esencia, las mencionadas NIA 570 y NIF A-2 establecen dos principios que resultarán claves para acreditar la razón de negocios de las operaciones en caso de enfrentarte a una auditoría: “NEGOCIO EN MARCHA” y “EMPRESA EN FUNCIONAMIENTO”, de conformidad con los cuales, los activos y pasivos se registran asumiendo que las operaciones ahí contenidas son las necesarias para operar adecuadamente y seguir funcionando en el futuro previsible.
Es decir, existe una presunción a favor de todos los contribuyentes, de que las operaciones registradas en su contabilidad se celebran con el objeto de que su empresa opere adecuadamente y que se asegure su subsistencia en el futuro. Por ejemplo, la ubicación alejada de muchas empresas y la ausencia de transporte público suficiente, hacen necesaria la contratación de un servicio de transporte de personal que asegure que tus empleados lleguen a tiempo al trabajo. Proporcionar comidas a tus empleados mejora su satisfacción y retención, lo que se traduce en una fuerza laboral más eficiente y productiva. La capacitación de tu equipo aumenta su competencia y, en última instancia, impacta positivamente en tus ingresos.
Teniendo esto en mente, es posible preparar documentación que, en caso de enfrentarte a una auditoría fiscal, permita a las autoridades concatenar las operaciones indirectas que celebres, con la necesidad de llevarlas a cabo para que tu compañía siga funcionando adecuadamente en un futuro, y para que posiblemente, te brinde un beneficio económico a futuro.
En adición a los contratos de servicios, facturas, y registros contables que necesitarías para amparar la materialidad de cualquier operación, para este tipo de operaciones puedes preparar documentos tales como programas de capacitación, proyecciones, evaluaciones de desempeño, planes de logística de rutas (para el caso de transporte a empleados), papeles de trabajo, entre otros documentos (dependiendo del giro de tu empresa), a través de los cuales consideres que puedes acreditar la necesidad de las operaciones antes señaladas para el correcto funcionamiento de tu empresa, así los beneficios económicos que esperas que brinden a futuro.
Recuerda que en este tipo de situaciones, JAMÁS hay “demasiadas pruebas”, pues cuanta más evidencia puedas proporcionar durante la auditoría, más contundente será tu argumento —ya sea en la propia auditoría, o bien, en un eventual litigio—, por lo que te recomendamos ser exhaustivo y minucioso al momento de preparar la documentación necesaria para respaldar los motivos por los cuales estás celebrando este tipo de operaciones indirectas en tu empresa, atendiendo a los parámetros aquí comentados. Por más sencilla o evidente que consideres que esta información pueda resultar, no dudes en presentarla.
Ahora bien, en el caso de que irremediablemente te enfrentes a la imposición de un crédito fiscal, no enfrentes esta batalla solo. Busca el apoyo de expertos en la materia que te guíen a través de las regulaciones y leyes fiscales. Su experiencia y conocimiento son invaluables en la defensa de tu «razón de negocios», los cuales, serán mucho más sencillos de defender si aportaste la documentación necesaria en el momento oportuno, es decir, durante la auditoría que se lleve a cabo.
En resumen, la documentación adecuada, respaldada por principios contables sólidos como el de “NEGOCIO EN MARCHA”, es tu mejor aliada durante una auditoría fiscal. Al entender y aplicar estas herramientas, puedes demostrar que este tipo de operaciones indirectas son cruciales para el éxito continuo de tu negocio y que, de hecho, generan un beneficio económico claro. No subestimes la importancia de la «razón de negocios» en la protección de tu empresa y enfrenta una auditoría fiscal con confianza, defendiendo tu derecho a realizar estas operaciones indirectas que son fundamentales para el éxito empresarial.
