Hablar del concepto “beneficiario controlador” es, hoy por hoy, hablar de un punto de quiebre en la fiscalización moderna, porque, aunque la figura ya estaba presente en los tratados internacionales contra el lavado de dinero, su incorporación al Código Fiscal Federal (artículos 32-B Ter, Quáter y Quinquies) la convirtió en una obligación aplicable a todas las personas morales en México que después de casi dos años de su implementación sigue sin ser tomada con la seriedad que merece.
Se trata de una obligación compleja que se está fiscalizando cada vez con más frecuencia y que tiene consecuencias que pueden impactar de manera desfavorable y permanente a una empresa. Este artículo expone los puntos críticos del cumplimiento, las fallas frecuentes y la necesidad de pasar de un enfoque meramente formalista a una estrategia integral de cumplimiento.
Primero vale la pena preguntarnos ¿Qué es un beneficiario controlador y porqué hoy importa más que nunca?, lo explico, de acuerdo con el artículo 32-B Ter del Código Fiscal de la Federación, el beneficiario controlador es la persona física que, directa o indirectamente, obtiene beneficios o ejerce el control de una persona moral, fideicomiso u otra figura jurídica, esto incluye a quien quiera que tenga el 15% o más de derechos de voto, a quien pueda designar a la mayoría de los consejeros o a quien influya en decisiones estratégicas.
A partir del Acuerdo publicado en el Diario Oficial de la Federación el 4 de mayo de 2023, el Servicio de Administración Tributaria delegó a funcionarios de la Administración General de Auditoría Fiscal Federal y de la Administración General de Grandes Contribuyentes la facultad para revisar esta obligación mediante visitas domiciliarias y, por otro lado, el 14 de junio del mismo año la Suprema Corte de Justicia de la Nación declaró constitucionales los artículos que prevén tanto tal obligación como las facultades de la Autoridad para revisarlas, lo que consolidó su validez como una obligación vigente, exigible y sancionable, que al día de hoy se sigue tomando a la ligera.
La identificación del beneficiario controlador entonces, tal como se ha apuntado, es obligatoria para todas las personas morales, incluyendo asociaciones en participación y fideicomisos, y debe reflejar tanto la cadena de titularidad como la cadena de control, es decir, no es suficiente con identificar al socio visible, sino que hay que rastrear al beneficiario real, aún si está detrás de vehículos extranjeros o estructuras indirectas.
Una de las principales fallas que he detectado en la práctica es creer que basta para cumplir con identificar al beneficiario cuando la norma exige obtener información del beneficiario controlador, integrar un expediente por cada uno de los beneficiarios identificados, conservar y actualizar esa información y sobre todo, documentar un procedimiento interno “razonable” y necesario que permita garantizar el cumplimiento, además de que tal documentación debe formar parte de la contabilidad de la empresa y contener los procesos con los que esta última identifica, documenta y actualiza la información en cuestión.
Otros errores frecuentes que se cometen son el de asumir que el socio mayoritario es automáticamente el beneficiario controlador, omitir estructuras indirectas o extranjeras, no tener evidencia documental de los procesos de identificación y no actualizar la información cuando cambia la estructura y el resultado de tales errores es que la autoridad procede con las sanciones previstas para el incumplimiento de la obligación.
No perdamos de vista que, de acuerdo con el artículo 84-M y 84-N del Código Fiscal de la Federación, las multas por incumplimiento en la identificación, documentación o actualización del beneficiario controlador oscilan entre $500,000.00 y $2,000,000.00 por cada beneficiario, además, la omisión puede provocar la restricción del certificado de sello digital o una opinión de cumplimiento negativa, con efectos inmediatos sobre la operación de la empresa.
Como solución para el cumplimiento de estas obligaciones hemos apoyado a diversas a empresas con una herramienta que denominamos Manual de Cumplimiento que no se trata de un formato estandarizado ni de un documento genérico sino de un manual construido de forma específica para cada compañía, en el que plasmamos los procedimientos utilizados para la identificación de su o sus beneficiarios controladores, en qué circunstancias y cada cuanto se deben volver a aplicar tales procedimientos, así como la forma en que se deben integrar los expedientes que formarán parte de la contabilidad de la empresa, este documento considero que forma la primera prueba de diligencia ante una eventual auditoría del Servicio de Administración Tributaria.
Cabe destacar que la información a integrar para cumplir con la obligación no es estática por lo que en los manuales que hemos implementado incluimos todos los escenarios ante los cuales debe modificarse la información que integra los expedientes, escenarios tales como modificaciones a la estructura corporativa que pueden alterar quién o quienes ostentan el control o el beneficio dentro de la empresa, por ello el manual que elaboramos establece periodicidades claras de revisión y mecanismos internos para detectar cambios y actualizar los expedientes, de ahí que todos estos detalles son los que marcan la diferencia entre un manual funcional y uno meramente decorativo que la Autoridad al fiscalizar podría desdeñar inmediatamente.
Cada beneficiario controlador debe contar con un expediente documental que debe incluir como mínimo identificación oficial vigente, CURP, RFC, comprobantes que acrediten la titularidad o control, soporte de cómo se ejerce el control, datos de contacto y demás documentación que debe estar vigente, organizada y disponible para ser presentada ante el SAT en caso de requerimiento.
Entonces debemos tener claro que cumplir con esta obligación no se reduce a “llenar formatos” requiere de un diagnóstico estructural de la empresa, un análisis de los libros corporativos, de los pactos entre socios, fideicomisos y/o estructuras de control, la elaboración de un expediente documental, la implementación de un manual de cumplimiento y la capacitación al área jurídica, contable y administrativa de la empresa. Todo lo anterior con un enfoque preventivo y transparente para no solo evitar sanciones sino elevar la calidad de gobierno corporativo, generar confianza ante terceros y fortalecer la trazabilidad patrimonial de la compañía.
El beneficiario controlador no es una moda fiscal, sino un cambio estructura en la forma de entender el control empresarial. La empresa que no pueda demostrar, con documentos y trazabilidad, quién ejerce realmente el control, se expone no solo a sanciones, sino a quedar inhabilitada para operar con normalidad.
En tiempos donde el Servicio de Administración Tributaria ha demostrado tener capacidad de ejecución, no basta con cumplir, sino que hay que hacerlo bien, con orden y con evidencia. El cumplimiento superficial ya no es opción.
Dr. Roberto Ruvalcaba Guerra
Experto en materia fiscal y administrativa
